Modul Administrasi ASAK
Modul inti dalam Program Induksi ASAK — membahas prinsip operasional, sistem administrasi, dan alur kerja yang wajib dipahami semua pengurus.
Sumber deck: Administrasi ASAK v3.pptx — 14 slide, disampaikan Induksi 25 Oktober 2025. Tersimpan di Drive (1gZfTxCQIAiDmvDtZzBMIMHLbFJevaKHB) dan di-ekstrak ke wiki/ASAK/attachments/induksi-admin-v3/.
Outline 14 slide
Slide 1 — Cover
Slide 2 — Divider: Prinsip Utama Operasional
Lihat Prinsip Operasional (MOC) untuk ringkasan 5 prinsip.
Slide 3 — #1 Basis Paroki
Inti: Penyelenggaraan oleh PAROKI. Anak ASAK dikelola PAROKI. Pengeluaran dana santunan = accountability PAROKI (lewat Rekening PGDP Paroki).
→ Detail: Prinsip 1 - Basis Paroki (= P-001)
Slide 4 — #2 Kenali Penerima Bantuan (KYC)
Inti: 100% Survey & Evaluasi Berkala; Gotong Royong dan Subsidiaritas; Belarasa (bukan beasiswa prestasi — satu-satunya syarat di jenjang dasar: KLMTD).
→ Detail: Prinsip 2 - Kenali Penerima Bantuan (= P-002)
Slide 5 — #3 Bukan (hanya) Pengumpul Dana
Inti: Tanpa Anak ASAK, paroki tidak akan mengumpulkan dana santunan. Tetap bisa menerima donasi/sumbangan umat.
→ Detail: Prinsip 3 - Bukan Pengumpul Dana (= P-003)
Slide 6 — #4 Ember bukan Pipa
Inti: Jumlah dana yang diterima dari Penyantun tidak harus sama dengan yang disalurkan ke Anak ASAK. Bisa lebih, kurang, atau sama.
→ Detail: Prinsip 4 - Ember Bukan Pipa (= P-004; “pipa” di deck Okt 2025; “keran” di kerangka Mar 2026)
Slide 7 — #5 Konsensus KAJ & Kearifan Lokal
Inti: Kebijakan umum di level KAJ secara konsensus (Donor Tarif, Rekening BCA, MoU Mitra AK/Vokasi, MoU Lintas Paroki, Perlindungan Data Pribadi). Fleksibilitas di paroki (Kemampuan, Kuota, Bhinneka, Santunan luar paroki, Pembinaan, MoU Mitra AS level Paroki).
→ Detail: Prinsip 5 - Konsensus KAJ dan Kearifan Lokal
Slide 8 — Latar Belakang Sistem
Inti: Timeline 3 generasi sistem. V1 (2009, Oracle+Java, umat Sathora, hosting TALIAN) → V2 (2013, MySQL+PHP, 3 mahasiswi BINUS, hosting BINUS) → V3 (2024, pengguna diperluas: Admin Paroki + Penyantun + Anak asuh).
→ Detail: Gambaran Sistem V3 (section Timeline)
Slide 9 — Flow Anak ASAK (swimlane)
Inti: Actors: Anak (Family) → Kaling (Ketua Lingkungan) → Pengurus ASAK Paroki → Bendahara DPH → Anak (menerima bantuan).
→ Detail: Pengajuan Bantuan (section Swimlane Flow)
Slide 10 — Flow Penyantun + Flow of Fund V3
Inti: Alur dari Penyantun → BCA/Sistem ASAK → Pengurus Paroki → Bendahara DPH. Rekonsiliasi 100% otomatis by sistem kecuali transfer PGDP & cash manual.
→ Detail: Gambaran Sistem V3 (section Aliran Dana), Transfer In, Reconcile, Transfer Out
Slide 11 — Skema Normal dan Friendship
Inti: Diagram perbandingan — NORMAL (1 paroki) vs FRIENDSHIP (dana mengalir antar 2 paroki).
→ Detail: Apa itu Friendship (sudah menyerap diagram serupa dari deck Friendship Okt 2025)
Slide 12 — Skema Kerjasama Friendship (tabel 4 tipe)
Inti: Tabel kewajiban Paroki Penyantun vs Paroki Anak ASAK untuk tiap tipe (1–4).
→ Detail: Empat Tipologi Friendship
Slide 13 — Form-form
Inti: Link ke Google Sheet master daftar form V2 (B.1, B.2, C, D, E., F., G., H., J, K.*). Sistem V3 memetakan ulang ke kode XYZN (FFP1, LFC1, RFD1, dll).
- Google Sheet master: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SRfwGsojQCrVLGDThmBWtF5zXaI2Z0JY/edit?gid=221933589
- Skema penamaan V3 lengkap: Chart Form dan Report V3
Slide 14 — Terima kasih
(Penutup)
Peta konsep modul ini
| Bagian modul | Durasi kira-kira | Node utama |
|---|---|---|
| Prinsip Operasional (5 prinsip) | 30 menit | Prinsip Operasional + 5 sub-node |
| Sistem V3 (latar belakang + flow) | 20 menit | Gambaran Sistem V3 · Pengajuan Bantuan |
| Friendship (pengenalan) | 10 menit | Apa itu Friendship · Empat Tipologi Friendship |
| Form & Report V3 | 20 menit | Chart Form dan Report V3 |
| Total | ±80 menit (dengan Q&A) |
Yang BELUM dicover di deck ini (gap untuk revisi berikutnya)
- Tutorial step-by-step pakai Sistem V3 — cara klik, input, export. Sekarang modul baru level konseptual.
- Skenario error handling — VA bounce, reconcile fail, transfer gagal.
- SOP update data — Flow Form H.1–H.4 → FFU1–FFU4 belum ada detail.
- Detail role sistem V3 — Admin Tenant vs Sub-Tenant vs Sekretaris vs Bendahara (konseptual ada di Gambaran Sistem V3, tapi implikasi operasional belum).
- Checklist bulanan — apa yang Sekretaris & Bendahara lakukan rutin.
- Integrasi BCA — VA token, notifikasi payment flag, error handling.
Baca lanjut
- Program Induksi ASAK — MOC program secara keseluruhan
- Peta Belajar — jalur belajar wiki umum
- Prinsip Operasional — fokus pada bagian roh prinsip
- Chart Form dan Report V3 — fokus pada naming scheme
- Gambaran Sistem V3 — fokus pada arsitektur sistem