Chart Form dan Report Sistem V3
Peta lengkap Form, Letter, dan Report di Sistem V3 beserta skema penamaan kode-nya. Dokumen sumber: Docs/Chart Form & Report sistem v3.xlsx.
Wajib dihafal pengurus pada Induksi — kode-kode ini muncul di menu sistem V3 dan di nama file yang diekspor.
Skema penamaan
Semua kode berformat XYZN:
| Huruf | Arti | Nilai mungkin |
|---|---|---|
| X | Jenis artefak | F = Form (input data) · L = Letter (dokumen keluar) · R = Report (daftar/summary) |
| Y | Aktor utama | F = Foster · D = Donor · M = Account Manager (AMF/AMD) · P = Partner (PF/PD) |
| Z | Kategori spesifik | P = Proposal (Form) · U = Update (Form) · C = Confirmation (Letter) · D = Data / V = Value / P = Pairing / M = Master (Report) |
| N | Nomor urut | 1, 2, 3, … |
Contoh: FFP1 = Form Foster Proposal #1 (Student Data); LDC4 = Letter Donor Confirmation #4 (Kwitansi).
Enam kolom aktor
Satu Form/Letter/Report bisa ada versi untuk tiap aktor:
| Kode | Aktor | Keterangan |
|---|---|---|
| F | Foster | Anak ASAK |
| D | Donor | Penyantun / donor individu |
| AMF | Account Manager (Foster) | AM yang menangani kasus anak |
| AMD | Account Manager (Donor) | AM yang menangani donor |
| PF | Partner (Foster) | Mitra AK/AV, misal: Universitas |
| PD | Partner (Donor) | Mitra lembaga donor, misal: LOJF |
Form (F) — input data
Proposal (P) — pendaftaran
| Kode V3 | Ekuivalen V2 (as-is) | Isi |
|---|---|---|
| FFP1 | Form B.1 | Student Data |
| FFP2 | Form B.2 | Family Data |
| FFP3 | Form B.3 | Cost Plan Data |
| FFP4 | Form E.4 (AK) | Surat Pernyataan |
| FDP1 | Form C | Donor registration |
Update (U) — perubahan data
| Kode V3 | Ekuivalen V2 | Isi |
|---|---|---|
| FFU1 | Form H.1 | Student Data update |
| FFU2 | Form H.2 | Family Data update |
| FFU3 | Form H.3 | Cost Plan Data update |
| FFU4 | Form H.4 | Graduation Data |
| FDU1 | — | Donor data update |
Letter (L) — dokumen konfirmasi
Pola lengkap untuk 6 aktor (F / D / MF / MD / PF / PD). Contoh untuk Foster (F):
| Kode | Ekuivalen V2 | Isi |
|---|---|---|
| LFC1 | Form E.1 (AS) / E.3 (AK) | Confirmation Yes |
| LFC2 | Form E.2 | Confirmation No |
| LFC3 | — | Stop |
| LFC4 | Bukti Transfer | Bukti Transfer |
| LFC5 | Form J. | Graduation |
Pola serupa:
- LDC1–5 (Donor) — dari Form F.1, F.2/G.1, G.2, F.3.
- LMF1–5, LMD1–5 (Account Manager Foster & Donor) — versi internal untuk AM.
- LPF0–5, LPD1–5 (Partner) — dari Form K.1 (LPF0 Surat Keterangan), Form K.2 (LPF3 Stop).
Report (R) — output summary
Data (D)
| Kode | Ekuivalen V2 | Isi |
|---|---|---|
| RFD1 | Export Student (Active) | Foster aktif |
| RFD2 | Export Student (Inactive) | Foster inactive |
| RFD3 | Export Student (All) | Semua Foster |
| RDD1–3 | Export Donor | Sama untuk Donor |
Value (V)
| Kode | Ekuivalen V2 | Isi |
|---|---|---|
| RFV1 | Transfer Out Plan | Nilai dana keluar ke Foster |
| RDV1 | Incoming Transfer | Nilai dana masuk dari Donor |
Pairing (P)
| Kode | Ekuivalen V2 | Isi |
|---|---|---|
| RFP1 | Active Student | Foster aktif + siapa Donor-nya |
| RFP2 | All Student | Semua Foster pairing |
| RDP1–3 | Active Donor / All Donor | Sama untuk Donor |
Master (M)
- RMD — Master Data (rujukan induk)
Kenapa penting untuk pengurus baru
- Saat pakai Sistem V3, menu sistem memakai kode-kode ini. Kalau tidak kenal, bingung.
- Saat export data, nama file memakai kode ini (misal
RFD1_Active.xlsx). - Saat koordinasi dengan Tim ASAK KAJ, istilah kode ini dipakai.
- Migrasi dari V2: banyak form lama (B.1, B.2, C, D, E.1…) dipetakan ke kode V3. Pengurus lama perlu map mental.
Form Master (as-is, V2)
Daftar asli semua form V2 tersedia di Google Sheet (dishare saat Induksi): https://docs.google.com/spreadsheets/d/1SRfwGsojQCrVLGDThmBWtF5zXaI2Z0JY/edit?gid=221933589
Lihat juga
- Gambaran Sistem V3
- Pengajuan Bantuan — menggunakan Form V3 untuk pendaftaran
- Account Manager — aktor baru di V3
- Mitra ASAK — aktor Partner
- Glosarium