Protokol Bendahara Friendship
Aturan eksekusi transfer di skema Friendship untuk menjamin integritas tata kelola keuangan.
Dua prinsip utama
1. Eksekusi manual — no auto-pull
Transfer tidak dilakukan otomatis oleh sistem. Dilakukan manual oleh Bagian Keuangan / Bendahara Paroki Donor pada tanggal yang telah disepakati di PKS Friendship.
Kenapa:
- Akuntabilitas jelas — ada manusia yang klik transfer, bisa di-audit.
- Review di tiap bulan — Bendahara memastikan nominal benar, rekening benar, sebelum mengeksekusi.
- Menjaga pengendalian internal paroki donor.
2. Independensi pembayaran — tidak bergantung setoran penyantun
Transfer wajib dilaksanakan sesuai jadwal, tanpa bergantung pada apakah seluruh Penyantun di paroki sudah melakukan setoran pada bulan berjalan.
Kenapa:
- Manifestasi Pilar Solidaritas Institusional — institusi yang berkomitmen, bukan individu.
- Melindungi Anak ASAK dari fluktuasi donor.
- Membuat Friendship jadi kontrak serius, bukan janji longgar.
Apa yang terjadi kalau setoran penyantun kurang
Lihat Mitigasi Defisit Donatur — Bendahara tetap transfer, ambil dari Fund Pool cadangan internal (Safety Net Fund atau sumber lain).
Langkah operasional Bendahara
Tiap bulan, pada tanggal yang disepakati:
- Hitung nominal transfer sesuai tipologi yang dipilih (Empat Tipologi Friendship):
- Tipe 1: jumlah anak × tarif donor
- Tipe 2: Σ cost plan yang di-submit paroki penerima
- Tipe 3: jumlah anak × (tarif disepakati + overhead)
- Tipe 4: lump sum tetap
- Cek saldo Rekening ASAK Paroki — termasuk Safety Net Fund.
- Kalau cukup — transfer ke Rek ASAK Paroki Penerima.
- Kalau kurang — ajukan penutup dari Safety Net Fund / Dana Papa Paroki / mekanisme lain (tetap transfer!).
- Catat jurnal — di Bendahara DPH + Bendahara ASAK Paroki.
- Konfirmasi ke Paroki Penerima — via email/WA, supaya rekening koran keduanya sinkron.
Langkah di Paroki Penerima
Bendahara Paroki Penerima:
- Memantau masuknya transfer.
- Mencatat sebagai salah satu Sumber Dana ASAK.
- Melakukan Transfer Out bulanan ke sekolah/anak sesuai rencana.
Implementasi di Sistem V3
Meski eksekusi manual, Sistem V3 merekam semua:
- Transfer Out dari paroki donor — dicatat rutenya.
- Transfer In di paroki penerima — masuk ke fund pool-nya.
- Status tracked di
banktransferstatus— ada approval chain.